61-Prüfung ausländischer USt-IdNrn ab Juli 2025 nur noch elektronisch – Was Sie als Steuerberater wissen müssen

Ab dem 20. Juli 2025 erfolgt die Bestätigung ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNrn) ausschließlich über das Online-Verfahren des BZSt – schriftliche oder telefonische Anfragen werden dann nicht mehr bearbeitet.

Was ändert sich?

Laut Änderung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 18e.1 UStAE) genügt künftig ein Ausdruck, ein übliches Dateiformat oder ein Screenshot des elektronischen Abfrageergebnisses als Nachweis der qualifizierten Anfrage. Auch Mehrfachabfragen über die technische Schnittstelle des BZSt bleiben möglich.

Warum ist das wichtig?

Für innergemeinschaftliche Lieferungen ist die Überprüfung der USt-IdNrn essenziell: Nur mit gültiger Nummer und ordnungsgemäßer Dokumentation besteht Anspruch auf Steuerbefreiung. Wird die Prüfung unterlassen oder nicht ausreichend dokumentiert, drohen nachträgliche Umsatzsteuerfestsetzungen, Zinsen, Bußgelder oder sogar Vorwürfe der Steuerhinterziehung.

Handlungsempfehlungen für die Praxis

• Prüfen Sie Ihre internen Prozesse hinsichtlich Abfrage und Dokumentation von USt-IdNrn und passen Sie diese bis spätestens Juli 2025 an.

• Sorgen Sie dafür, dass Abfragen systematisch erfolgen und elektronisch nachvollziehbar sind (z. B. Screenshot oder PDF-Export).

• Schulen Sie Mandanten und interne Beteiligte auf den neuen Ablauf und das elektronische Verfahren.

• Dokumentieren Sie auch künftig regelmäßig die Validität der USt-IdNrn und halten Sie Nachweise bereit – spätestens im Fall einer Betriebsprüfung.

  
  

Fazit

Die Umstellung auf rein elektronische Bestätigungsverfahren beim BZSt markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung der Steuerverwaltung. Gleichzeitig erhöht sich die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Dokumentation für den Vorsteuerabzug und die Umsatzsteuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Steuerberater sollten frühzeitig handeln, um Risiken und Nachteile für ihre Mandanten zu vermeiden.

Wenn Sie Unterstützung benötigen bei der Umstellung oder bei der Implementierung effizienter Workflows zur USt-IdNrn-Überprüfung – sprechen Sie mich gerne an.

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