Datenschutz für Veranstaltungen

1. Einführung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Prozesse, die Bloomfeld bei der Teilnahme an einer Veranstaltung verwendet, insbesondere hinsichtlich des Schutzes der personenbezogenen Daten der Personen, welche bei der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung verarbeitet und gespeichert werden.

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2. Wer führt die Veranstaltung durch?

Die Veranstaltung wird von der Bloomfeld Steuerberatungs GmbH durchgeführt, welche Verantwortliche für die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten ist.

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3. Warum benötigen wir Ihre Informationen?

Ziel der Verarbeitung ist die Durchführung der Veranstaltung. 

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Veranstaltung wie folgt verarbeitet und verwendet:

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• Ihre Kontaktdaten zur Anmeldung an der Veranstaltung

• Sofern mit einer Übernachtung verbunden, Ihre An- und Abreisedaten, eventuelle Vorlieben und ggf. Zahlungsinformationen

• Sofern ein Catering besteht, eventuell Daten über Unverträglichkeiten und/oder Allergien sowie Essenswahlen, soweit erforderlich.

• Eventuell Daten über Behinderungen und andere körperliche Einschränkungen, um die Teilnahme so angenehm wie möglich zu gestalten und eventuelle notwendige Maßnahmen zu organisieren.

 

Um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Veranstaltung zu legitimieren, vertraut Bloomfeld auf die folgenden rechtmäßigen Verarbeitungsgrundlagen:

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Die Verarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung. Diese kann jederzeit widerrufen werden.

Wenn Sie personenbezogene Daten anderer Personen beifügen, z. B. von Ihrem Ehegatten oder Ihrer Begleitperson, willigen Sie ein, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, das Einverständnis dieser dritten Personen gemäß des jeweils anwendbaren Rechts einzuholen.

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Die Angabe persönlicher Informationen ist freiwillig. Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihre Teilnahme ggf. nicht möglich ist, wenn Sie nur unvollständige oder gar keine Informationen bereitstellen.

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4. Welche Arten von personenbezogenen Daten werden während der Veranstaltung verarbeitet?  

Die zu Ihrer Einladung oder Anmeldung zu der Veranstaltung erforderlichen Daten werden unserer zentralen Datenbank für das Customer-Relationship-Management entnommen oder aber, sofern Sie noch in keiner Kundenbeziehung zu Bloomfeld stehen, von Ihnen selbst bereitgestellt.

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Alle weiteren zur Durchführung der Veranstaltung ggf. erforderlichen Daten werden durch Sie selbst bereitgestellt, wenn Sie sich für die Teilnahme an der Veranstaltung entscheiden.

Für die Durchführung der Veranstaltung können insbesondere die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

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• Name und Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)

• Informationen zum Beschäftigungsverhältnis (rechtliche Gesellschaft, Stellenbezeichnung)

• Daten zur Ermöglichung der Übernachtung

• Daten für die Teilnahme an Workshops

• Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten für die Bewirtung

• Angaben zur An- und Abreise

• Veranstaltungsbilder

• Daten über Teilnahme an der Veranstaltung als solche

 

5. Sensible personenbezogene Daten

Sensible personenbezogene Daten können unter anderem die folgenden Informationen enthalten:

 

• Ethnische Herkunft

• politische Ansichten

• religiöse oder philosophische Glaubensrichtungen

• Mitgliedschaften in Gewerkschaften

• genetische und biometrische Daten

• Gesundheitsdaten sowie Informationen zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung

 

Um die Veranstaltung zu Ihrer Zufriedenheit durchführen zu können, fragen wir ggf. Gesundheitsdaten (bspw. Daten über Behinderungen, Daten über Allergien und Unverträglichkeiten) bei Ihnen ab. Die Angabe dieser sensiblen personenbezogenen Daten ist optional. Wir werden diese Daten nur mit Ihrem Einverständnis für die Durchführung der Veranstaltung verarbeiten.

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6. Wer kann Ihre Daten einsehen?

Ihre persönlichen Daten können zur Durchführung der Veranstaltung von den folgenden Personen/Teams eingesehen werden:

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• Bloomfeld-Mitarbeiter, die mit der Organisation und der Durchführung der Veranstaltung vertraut sind. 

• Hotel, Vortragende, Fahrdienste, Caterer und weitere Dritte, die für die Durchführung der Veranstaltung benötigt werden.

• Interne und externe IT-Dienstleister, die im Rahmen der technischen Unterstützung für die Organisation und der Durchführung der Veranstaltung herangezogen werden.

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7. Datenspeicherung

Die Regelungen und/oder Prozesse für die Speicherung von persönlichen Daten sind wie folgt:

• Daten werden nur im Rahmen der Durchführung der Veranstaltung erhoben und nicht länger als ein Jahr gespeichert, nachdem die Veranstaltung beendet ist, sofern wir nicht gesetzlich zur weiteren Aufbewahrung der Daten verpflichtet sind.

• Nach dem Ablauf der Frist zur Speicherung der Daten (anhand der jeweils geltenden Regelungen und/oder Prozessen) werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.

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8. Sicherheit

Bloomfeld ist bemüht, den Schutz Ihrer persönlichen Daten sicherzustellen. Um unbefugten Zugriff zu verhindern, hat Bloomfeld entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, welche die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten.

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Alle Bloomfeld-Mitarbeiter und etwaige Dritte, die Bloomfeld  mit der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten beauftragen, sind verpflichtet, Ihre Daten streng vertraulich zu behandeln.

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9. Kontrolle über Ihre persönlichen Daten

Bloomfeld wird Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben, sofern Sie uns hierzu nicht Ihre Einwilligung geben oder wir durch Gesetz zur Weitergabe verpflichtet sind.

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Sie haben einen rechtlichen Anspruch darauf, zu erfragen, welche persönlichen Daten Bloomfeld von Ihnen gespeichert hat.

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Wenn Sie eine Bestätigung wünschen, ob oder inwieweit Ihre persönlichen Daten für die Veranstaltung verarbeitet werden, kontaktieren Sie bitte Ihren üblichen Bloomfeld-Ansprechpartner.

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10. Berichtigung, Löschung oder Beschränkung des Zugriffs

Bloomfeld ermöglicht Ihnen, sicherzustellen, dass Ihre persönlichen Daten korrekt und aktuell sind. Sofern Sie eine Berichtigung, Löschung oder Beschränkung des Zugriffs wünschen oder Ihre Einwilligung zur Erhebung oder Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten widerrufen wollen, kontaktieren Sie bitte Ihren üblichen Bloomfeld-Ansprechpartner.

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11. Beschwerden

Sofern Sie einen Datenschutzverstoß durch Bloomfeld befürchten, können Sie den Bloomfeld-Beauftragten kontaktieren (datenschutz@bloomfeld.tax) oder über Ihren üblichen Bloomfeld-Ansprechpartner kontaktieren. Ein Bloomfeld-Datenschutzbeauftragter wird sich dann Ihrer Beschwerde annehmen und Ihnen Informationen darüber mitteilen, wie die Beschwerde bearbeitet wird.

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Sofern Sie mit der Art der Bearbeitung Ihrer Beschwerde nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, die örtlichen Datenschutzbehörden in Ihrem Staat zu kontaktieren. Ebenfalls steht Ihnen der ordentliche Rechtsweg offen. 

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12. Kontaktieren Sie uns

Sollten Sie Fragen oder Bedenken bzgl. des Inhalts dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie bitte Ihren üblichen Bloomfeld-Ansprechpartner.

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Weitere Informationen zur Datenverarbeitung, die nicht der Einwilligung wie oben beschrieben unterliegen:

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Aufnahmen auf der Veranstaltung

Regelmäßig werden unsere Veranstaltungen von  Fotografen oder Filmteams begleitet, die Bilder oder Videoaufnahmen („Aufnahmen“) von der Veranstaltung anfertigen. Die Anfertigung und Veröffentlichung der Veranstaltungsaufnahmen erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen an einer bebilderten Berichterstattung, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS‑GVO). Die Aufnahmen werden zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit angefertigt und auf unserer Website, unseren Social-Media-Kanälen (u.a. LinkedIn und Xing) oder auf der Veranstaltungswebsite veröffentlicht.

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Informationen an das CRM-System

Die Information über Ihre Teilnahme wird im CRM-System gespeichert. Diese Speicherung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen an einer transparenten Führung der Veranstaltungshistorie, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).